1. Жалпы ережелер

1. Қазақстан Республикасы Президенті Архивінің Сараптау-тексеру әдістемелік комиссиясы (бұдан әрі – СТӘК) «Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» Қазақстан Республикасы Заңының 6-бабына, Қазақстан Республикасы Президентінің 2022 жылғы 9 ақпандағы № 808 Жарлығымен бекітілген «Қазақстан Республикасы Президентінің Архиві» республикалық мемлекеттік мекемесі туралы ереженің 27-тармағына және Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2025 жылғы 31 наурыздағы № 119 – НҚ бұйрығымен бекітілген Орталық сараптау-тексеру комиссиясы және орталық мемлекеттік және арнайы мемлекеттік архивтердің сараптау-тексеру комиссиялары туралы ережелеріне сәйкес құрылды.

2. СТӘК Қазақстан Республикасы Президенті Архивінің (бұдан әрі – Архив) және оның жинақтау көздерінің – ұйымдардың құжаттарының құндылығына сараптама жасаудың ғылыми және практикалық мәселелерді, сондай-ақ Архивтiң құжаттарды жинақтау, есепке алу, олардың сақталуын қамтамасыз ету және пайдалану жөніндегі қызметін әдістемелік қамтамасыз ету мәселелерін қарау мақсатында құрылатын консультативтік-кеңесші орган болып табылады.

3. СТӘК өз қызметінде Қазақстан Республикасының Конституциясын, Қазақстан Республикасы Цифрлық кодексін, «Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» Қазақстан Республикасының Заңын және архив ісі мен басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы Қазақстан Республикасының өзге де нормативтік құқықтық актілерін, сондай-ақ осы Қазақстан Республикасы Президенті Архивінің Сараптау-тексеру әдістемелік комиссиясы туралы ережені (бұдан әрі – Ереже) басшылыққа алады.

 

2. СТӘК міндеттері

4. СТӘК міндеттері:

1) Архивтің жинақтау көздерін анықтау;

2) құжаттарды Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының (бұдан әрі – ҰАҚ) құрамына енгізу және оның құрамынан шығару;

3) іс жүргізу сатысында істер номенклатурасын құру, істерді қалыптастыру және оларды мемлекеттік сақтауға тапсыруға дайындау кезінде құжаттардың құндылығына сараптама ұйымдастыру және жүргізу;

4) Архивтің архив қорын қалыптастыру, құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету және пайдалану мәселелері бойынша әдістемелік әзірлемелерді қарау, сондай-ақ ұйымдардың басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметтерінің, ҰАҚ-тың жинақтау көздері болып табылатын ұйымдар архивтерінің қызметіне әдістемелік көмек көрсету.

 

3. СТӘК функциялары

5. СТӘК жүктелген міндеттерге сәйкес мынадай функциялар атқарады:

1) Архивтің жинақтау көздерінің тізімдерінің, оларға өзгерістер мен толықтырулардың жобаларына сараптама жасайды және келіседі;

2) Архивтің жинақтау көздері болып табылатын ұйымдармен ұсынылатын құжаттарды мемлекеттік сақтауға дайындау мен тапсырудың жоспарлары мен кестелерінің жобаларына сараптама жасайды және келіседі;

3) құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу қорытындыларын қарайды және архив қорлары мен топтамаларын Архивтің бейініне сәйкес ҰАҚ құрамына жатқызу туралы шешім шығарады;

4) құжаттандыру және құжаттаманы басқару жөніндегі нұсқаулықтардың және өзге де ұйымдық-әдістемелік құжаттардың, істер номенклатураларының, істердің үлгілік және типтік номенклатураларының, сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттардың салалық (ведомстволық) тізбелерінің, ведомстволық (жеке) архивтер туралы ережелердің, ұйымдардың орталық сараптау комиссиясы (бұдан әрі – ОСК) және сараптау комиссиясы (бұдан әрі – СК) туралы ережелердің жобаларына сараптама жасайды және келіседі;

5) тұрақты сақталатын істер, құжаттар тізімдемелерінің жобаларына сараптама жүргізеді және бекітеді, Архивтің жинақтау көздерінен түскен ұзақ мерзімге (10 жылдан астам) сақталатын және жеке құрам бойынша істер, құжаттар тізімдемелерінің, сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актілердің жобаларын келіседі;

6) Қазақстан Республикасы Президентінің жеке архиві істерінің тізімдемелерін қарайды және келіседі;

7) түзетуге келмейтін зақымданған құжаттар туралы актілерге, іздестіру жолдары таусылған құжаттардың табылмағаны туралы актілерге сараптама жасайды және бекітеді;

8) Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени игілік объектілеріне жатқызылған архивтік құжаттардың, Архивте сақталатын аса құнды құжаттардың, сақтандыру көшірмесін жасауға жататын аса құнды құжаттардың тізбелеріне, Архивтiң жинақтау көздері болып табылатын ұйымдар ұсынатын аса құнды істердің тізімдемелеріне және сақтандыру көшірмелерінің тізімдемелеріне сараптама жасайды және бекітеді;

9) мемлекеттік сақтауға қабылданатын жеке тектік құжаттарға сараптама жасайды;

10) Архив қызметкерлері және оның жинақтау көздері әзірлеген құжаттардың құндылығына сараптама жасау және жинақтау, құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету, есепке алу және пайдалану мәселелері бойынша тақырыптық-экспозициялық жоспарларға, әдістемелік (практикалық) ұсынымдарға, практикалық нұсқаулықтарға, құралдарға, нұсқаулықтарға, жаднамаларға сараптама жасайды және келіседі;

11) Архивке келіп түскен, сондай-ақ мемлекеттік сақтауда тұрған құжаттарды қайта қорлау мәселелерін қарайды және келіседі;

12) жинақтау көздерінің құжаттардың жекелеген түрлерінің сақтау мерзімдерін анықтау бойынша ұсыныстарына сараптамалық қорытынды ұсынады;

13) ұйымдардың ОСК және СК жұмыстары туралы ақпаратты қабылдайды;

14) құжаттарды мемлекеттік сақтауға іріктеу кезінде пайда болатын құжаттардың құндылығына мемлекеттік сараптама жасаудың және олармен Архивті толықтырудың даулы мәселелері бойынша сараптамалық қорытынды ұсынады;

15) СТӘК мүшелерінің қорытындыларына тексеру жүргізеді.

4. СТӘК құрылымы

6. Архив директорының бұйрығымен бекітілген СТӘК құрамына: төраға, оның орынбасары, хатшы және архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы барынша білікті мамандарының, сонымен қатар Архивтің жинақтау көздері болып табылатын ұйымдар өкілдерінің қатарынан СТӘК мүшелері кіреді.

Хатшы СТӘК-ның мүшесі болып табылмайды және дауыс беруге қатыспайды.

СТӘК тұрақты жұмыс істейтін орган болып табылады және кемінде бес мүшеден тұратын саны тақ болатын мүшелерден тұрады.

7. СТӘК-ны төраға ретінде Архив директорының орынбасары басқарады.

СТӘК төрағасы қызметке жалпы басшылық жасайды, отырыстарда төрағалық етеді, СТӘК-ға жүктелген міндеттердің орындалуын бақылайды.

СТӘК төрағасы болмаған кезде (іссапар, уақытша еңбекке жарамсыздық, демалыс) оның функцияларын төрағаның орынбасары атқарады.

8. СТӘК хатшысы:

1) СТӘК төрағасының (төраға орынбасарының) нұсқауы бойынша оның отырысын шақыруды қамтамасыз етеді;

2) отырыстың хаттамасын жүргізеді және хаттаманы үш жұмыс күні ішінде СТӘК төрағасына қол қоюға ұсынады;

3) мүдделі заңды тұлғаларды комиссияның шешімдері туралы хабардар етеді;

4) СТӘК жұмысы туралы есепті әзірлейді;

5) құжаттаманы жүргізеді және оның сақталуын қамтамасыз етеді;

6) күн тәртібін, отырысқа шақырылған тұлғалардың тізімін қалыптастырады және оны өткізгенге дейін үш күнтізбелік күн бұрын СТӘК төрағасына барлық құжаттар жинағын ұсынады;

7) орындаушылардан Архивтiң жылдық жұмыс жоспарына сәйкес СТӘК отырыстарында қаралуға жататын құжаттарды сұратады.

 

5. СТӘК қызметін ұйымдастыру

9. СТӘК қызметі Архивтің жұмыс жоспарымен қарастырылады.

10. СТӘК отырыстары СТӘК-ға ұсынылған құжаттардың түсуіне қарай, алайда айына кем дегенде бір реттен кем емес шақырылады.

Қажет болған жағдайда жылжымалы СТӘК отырыстары өткізіледі.

11. СТӘК отырысы, егер оның мүшелерінің кемінде үштен екісі қатысқан жағдайда құқылы деп есептеледі.

12. СТӘК қарау үшін құжаттар отырысқа дейін он жұмыс күнінен кешіктірілмей хатшыға ұсынылады. Хатшы СТӘК мүшелеріне материалдарды СТӘК отырысына дейін жеті жұмыс күні бұрын жолдайды.

13. СТӘК мүшелері сараптамаға ұсынылған материалдарды зерделейді, сараптамалық қорытындылар әзірлейді және отырысқа дейін кемінде үш жұмыс күнінен кешіктірмей оларды СТӘК отырыстарында талқылау үшін хатшыға жолдайды.

14. СТӘК мүшелері шешім қабылдау кезінде тең дауысқа ие болады. СТӘК шешімді ашық дауыс беру арқылы қабылдайды. Егер СТӘК мүшелерінің жалпы санының көпшілігі дауыс берсе, шешім қабылданған болып есептеледі.

Дауыстар тең болған жағдайда төраға дауыс берген шешім қабылданған болып есептеледі.

СТӘК мүшелерінің СТӘК хаттамасына ескертулері, ерекше пікірлері мен толықтырулары жазбаша түрде баяндалады және хаттамаға қоса беріледі.

СТӘК шешімдері хаттамамен ресімделеді, оған СТӘК төрағасы мен хатшысы қол қояды және оны Архив директоры бекітеді.

15. Егер СТӘК мүшесінің қарастырылатын мәселеге қатысты тікелей немесе жанама мүдделілігі болса, СТӘК мүшесі материалдарды қарауға қатыспайды.

Егер СТӘК мүшесінің тікелей немесе жанама мүдделілігі болған жағдайда, ол бұл туралы СТӘК төрағасын, мүшелерін және хатшысын хабардар етеді.

16. Осы Ереженің 5-тармағында көрсетілген және СТӘК-ға ұсынылған жобаларды келісу СТӘК хаттамасының күнін, нөмірін көрсете отырып келісу грифімен ресімделеді.

17. Осы Ереженің 5-тармағында көрсетілген және СТӘК-ға ұсынылған жобаларды бекіту СТӘК хаттамасының күнін, нөмірін көрсете отырып бекіту грифімен ресімделеді.

6. СТӘК қызметін тоқтату

18. СТӘК-ның қызметі Архив директорының шешімімен тоқтатылады.