Размер шрифта:
Изображения:
Уважаемые исследователи!
Архив Президента Республики Казахстан предоставляет доступ к документам в читальных залах:
г. Астана — пр. Мәңгілік Ел, 15
г. Алматы — пр. Достык, 87Б
Время работы: с 9.00 до 17.30 (понедельник – пятница, обед: 13.00–14.30). Последняя пятница месяца – санитарный день.
Для исследователей доступна информационно-поисковая система «Электронный архив», посредством которой документы предоставляются исключительно в электронном формате
С описями электронных дел можно ознакомиться на официальном сайте Архива Президента РК в разделе «Фонды» → «Электронный каталог».
Дополнительная информация о режиме работы Читального зала размещена на сайте archive.president.kz
Контактные телефоны для справок:
+7 (7172) 57-36-60 (Астана)
+7 (7272) 64-26-75 (Алматы)
Регламент работы читального зала
Архива Президента Республики Казахстан
1. Общие положения
1. Регламент работы читального зала Архива Президента Республики Казахстан (далее – Регламент) разработан в соответствии с законами Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», «О государственных секретах Республики Казахстан», Положением об Архиве Президента Республики Казахстан, утверждённым Указом Президента Республики Казахстан «О некоторых вопросах Архива Президента Республики Казахстан» от 9 февраля 2022 года № 808, Правилами комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 августа 2023 года № 215.
2. Использование документов Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее – НАФ РК) осуществляется в соответствии с действующим законодательством.
3. Целью настоящего Регламента является установление порядка доступа исследователей к архивным документам, создание условий для эффективной работы исследователей, а также регламентация поведения и обязанностей исследователей и работников Архива Президента Республики Казахстан (далее – Архив).
4. Архивные документы и научно-справочный аппарат к ним предоставляются исследователям через читальный зал, относящийся к Службе предоставления архивной информации (далее – Служба). Контроль за работой читального зала осуществляет руководитель Службы и курирующий заместитель директора Архива.
5. Работник читального зала обязан ознакомить исследователей с настоящим Регламентом.
2. Распорядок работы читального зала
6. Читальный зал работает с 9.00 до 17.30 часов с перерывом на обед с 13.00 до 14.30 часов, с понедельника по пятницу. Последняя пятница месяца – санитарный день.
7. Вход в читальный зал осуществляется по предъявлению пропуска, выданного в установленном порядке.
3. Порядок оформления исследователей
8. Для получения разрешения на работу в читальном зале исследователь предоставляет официальное письмо (письмо-отношение) от направившей организации, где указываются его фамилия, имя, отчество, должность, учёная степень/звание, цель, тема исследования и её хронологические рамки (образец – приложение 1) . Письмо оформляется на бланке организации и подписывается её руководителем либо уполномоченным лицом. К официальному письму прилагается план исследования, заверенный научным руководителем или научным консультантом.
Физические лица, ведущие научную работу по личной инициативе, предоставляют заявление на имя директора Архива с указанием цели, темы и хронологических рамок исследования, с приложением документа, удостоверяющего личность (образец – приложение 2).
Обучающиеся высших учебных заведений оформляются по письму от учебного заведения за подписью ректора или проректора с обоснованием необходимости работы с архивными документами, указанием цели, темы и хронологических рамок исследования (образец – приложение 3).
Зарубежные исследователи допускаются к работе в читальном зале при предоставлении письма-отношения от направившей организации на тех же условиях, что и граждане Республики Казахстан. Кроме того, допуск зарубежного исследователя должен быть согласован официальным письмом Министерства иностранных дел Республики Казахстан на имя директора Архива с указанием цели, темы и хронологических рамок исследования.
9. Разрешение на работу в читальном зале даёт директор Архива или его заместитель на срок до конца текущего календарного года (до 31 декабря).
10. После получения допуска работник читального зала регистрирует исследователя в электронном читальном зале через Единую информационно-поисковую систему «Электронный архив» (далее – ЕИПСЭА). Исследователю выдаются логин и пароль для входа в личный кабинет, в котором он может ознакомиться с научно-справочным аппаратом и оформлять заказы.
11. Ежегодное продление разрешения проводится на основании нового официального письма (или заявления). Аналогичная процедура применяется при изменении темы исследования.
12. В целях анализа тематики исследований, частоты обращений к фондам, а также для статистического учёта, на каждого исследователя заводится личное дело.
4. Порядок доступа исследователя к архивным фондам и документам
13. Архив предоставляет исследователям доступ к открытым для общественного пользования архивным фондам и документам по запрашиваемой теме, научно-справочному аппарату, а также к соответствующим техническим средствам для их просмотра и копирования.
Исследователь, допущенный к работе с документами, ознакомляется с Регламентом, заполняет анкету исследователя (образец - приложение 4) и предоставляет документ, удостоверяющий его личность. Представленные исследователем материалы подшиваются в его личное дело.
При каждом посещении читального зала исследователь расписывается в журнале регистрации посещений.
14. Предоставленные исследователем документы могут использоваться Архивом для составления библиографических справок, биографий, публикаций ‒ при условии соблюдения прав на неприкосновенность частной жизни личности.
15. В соответствии со статьёй 16 Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» при работе с архивными фондами ограничивается доступ к следующим категориям документов:
1) документам, содержащим сведения, составляющие государственные секреты или иные охраняемые законами Республики Казахстан тайны;4) подлинникам особо ценных документов, а также документам, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии.
16. Архив ограничивает доступ к документам, поступившим на хранение до истечения 15-летнего срока временного (ведомственного) хранения, а также к документам с грифом «ДСП» (для служебного пользования). Для получения доступа к таким материалам необходимо письменное разрешение соответствующего учреждения – фондообразователя. Исследователь самостоятельно обращается в такое учреждение с письменным запросом.
17. По запросам правоохранительных и специальных государственных органов, антимонопольных органов, арбитража, судов, прокуратуры, а также иных уполномоченных органов по делам, находящимся в их производстве, документы предоставляются после получения разрешения от директора или заместителя директора Архива.
Эти документы могут быть также предоставлены исследователям на основании письменного разрешения от учреждения-фондообразователя или его правопреемника.
18. По требованию физического лица ему предоставляются для ознакомления все документы, касающиеся его, а также могут быть выданы их копии.
19. Неучтенные и неописанные документы исследователям не выдаются.
5. Порядок выдачи дел и копирование архивных документов
20. В целях обеспечения физической сохранности архивных документов при наличии копий (микрофильм, микрофиша, электронный образ) исследователям выдаются копии на соответствующих носителях; подлинники не выдаются.
Справочно-информационные и иные печатные издания, находящиеся в читальном зале, предоставляются исследователям в день подачи запроса.
21. Исследователи, зарегистрированные в ЕИПСЭА, формируют заказы с использованием функции «Корзина». Максимальное количество одновременно заказанных дел – до 20 (двадцати), срок хранения ‒ до одного месяца.
Копирование архивных документов в ЕИПСЭА осуществляется путём загрузки в специальную папку «Разрешение на копирование через ЕИПСЭА». Каждый исследователь открывает на своё имя индивидуальную папку и загружает документы объёмом до 100 страниц.
22. Заказы на копирование оформляются исследователями на специальном бланке (образец – приложение 5). Заполненный бланк подписывается исследователем.
После проверки загруженных файлов работником читального зала, бланк с заказом и папка с файлами передаются на согласование директору Архива или его заместителю. В заказе указываются поисковые данные документов.
23. Перечень скопированных документов подшивается в личное дело исследователя.
Вывоз (отправка) копий архивных документов, выполненных иностранными исследователями, за пределы Республики Казахстан осуществляется в порядке, установленном законодательством.
24. Копирование архивного дела в полном объёме не допускается. Разрешается изготовление электронных копий не более 30 % общего объёма одного дела.
Во избежание фальсификаций личные подписи Президента Республики Казахстан и Премьер-Министра Республики Казахстан не подлежат копированию.
25. Копирование документов из личных фондов осуществляется в соответствии с условиями, установленными фондообразователями либо их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное хранение в Архив.
6. Порядок работы в читальном зале
26. При посещении читального зала исследователь соблюдает установленный режим работы и расписывается в журнале посещений.
Он несёт персональную ответственность за сохранность документов на время пользования.
27. Исследователь имеет право получать консультации по составу и содержанию архивных фондов по интересующей его теме, осуществлять необходимые выписки и записи, пользоваться литературой и печатными изданиями.
28. При использовании архивных документов в научных трудах и публикациях исследователь указывает архивный шифр источника и объективно отражает содержание документов при их освещении в научной и публичной среде, включая средства массовой информации.
29. В целях соблюдения требований информационной безопасности исследователь при входе в здание Архива предъявляет на досмотр сотрудникам специализированной службы охраны личные вещи (сумку, портфель и т. п.).
Все личные вещи и средства мобильной связи сдаются в специальные ячейки хранения, закрываемые на ключ.
В читальный зал разрешается проносить только тетрадь (блокнот и пр.) и ручку.
30. Пользоваться в читальном зале средствами мобильной связи (телефоном, интернетом и др.), подключать к оборудованию Архива внешние устройства, изменять настройки автоматизированного рабочего места строго запрещено.
В читальном зале не допускаются громкие разговоры, употребление пищи и напитков за рабочим местом, действия, препятствующие работе других исследователей и работников Архива, передача своей учётной записи другому лицу.
31. Исследователь, подготовивший публикацию на основе архивных документов, предоставляет Архиву библиографическую справку или один экземпляр соответствующего издания.
32. Исследователь несёт ответственность за соответствие представленной в публикации информации по использованным архивным документам.
33. В случае нарушения настоящего Регламента исследователь может быть временно или постоянно отстранён от работы в читальном зале Архива.
Решение об ограничении доступа принимается руководством Архива с уведомлением направившей организации (при наличии таковой).
34. В случае хищения, порчи, уничтожения или повреждения документов (как умышленного, так и по неосторожности), а также внесения в них несанкционированных изменений, физические и юридические лица несут ответственность в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
