1. Общие положения

1. Экспертно-проверочная методическая комиссия Архива Президента Республики Казахстан (далее – ЭПМК) создана в соответствии со статьей 6 Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», пунктом 27 Положения республиканского государственного учреждения «Архив Президента Республики Казахстан», утвержденного Указом Президента Республики Казахстан от 9 февраля 2022 года № 808 и положений о Центральной экспертно-проверочной комиссии и экспертно-проверочных комиссиях центральных государственных и специальных государственных архивов, утвержденных приказом Министра культуры и информации Республики Казахстан от 31 марта 2025 года № 119 – НҚ.

2. ЭПМК является консультативно-совещательным органом, образуемым в целях рассмотрения научных и практических вопросов экспертизы ценности документов Архива Президента Республики Казахстан (далее – Архив) и организаций – источников комплектования, а также вопросов методического обеспечения деятельности Архива по комплектованию, учету, обеспечению сохранности и использованию документов.

3. ЭПМК в своей деятельности руководствуется Конституцией Республики Казахстан, Цифровым кодексом Республики Казахстан, Законом Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления, а также настоящим Положением об Экспертно-проверочной методической комиссии Архива Президента Республики Казахстан (далее – Положение).

2. Задачи ЭПМК

4. Задачами ЭПМК являются:

1) определение источников комплектования Архива;

2) включение документов в состав Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее – НАФ) и исключение из его состава;

3) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовки их к передаче на государственное хранение;

4) рассмотрение методических разработок Архива по вопросам формирования архивного фонда, обеспечения сохранности и использования документов, а также оказание методической помощи в деятельности служб документационного обеспечения управления организаций, архивов источников комплектования НАФ.

3. Функции ЭПМК

5. ЭПМК в соответствии с возложенными задачами осуществляет следующие функции:

1) проводит экспертизу и согласовывает проекты списков источников комплектования Архива, изменения и дополнения к ним;

2) проводит экспертизу и согласовывает проекты планов и графиков подготовки и передачи документов на государственное хранение, представляемых организациями-источниками комплектования Архива;

3) рассматривает итоги экспертизы ценности документов и выносит решение об отнесении архивных фондов и коллекций к составу НАФ в соответствии с профилем Архива;

4) проводит экспертизу и согласовывает проекты инструкций и иных организационно-методических документов по документированию и управлению документацией, номенклатур дел, примерных и типовых номенклатур дел, отраслевых (ведомственных) перечней документов с указанием сроков хранения, положений о ведомственных (частных) архивах, положений о центральной экспертной комиссии (далее – ЦЭК) и экспертной комиссии (далее – ЭК) организаций;

5) проводит экспертизу и утверждает проекты описей дел, документов постоянного хранения, согласовывает проекты описей дел, документов долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, поступивших от источников комплектования Архива;

6) рассматривает и согласовывает описи дел личного архива Президента Республики Казахстан;

7) проводит экспертизу и утверждает акты о неисправимых повреждениях документов, акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

8) проводит экспертизу и утверждает перечни архивных документов, отнесенных к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан, особо ценных документов, хранящихся в Архиве, особо ценных документов, подлежащих страховому копированию, описей особо ценных дел и описей страховых копий, представляемых организациями-источниками комплектования Архива;

9) проводит экспертизу документов личного происхождения, принимаемых на государственное хранение;

10) проводит экспертизу и согласовывает тематико-экспозиционные планы, методические (практические) рекомендации, практические руководства, пособия, инструкции, памятки по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования, обеспечения сохранности документов, учета и использования, разработанных сотрудниками Архива и источниками его комплектования;

11) рассматривает и согласовывает вопросы перефондирования документов, поступивших, а также находящихся на государственном хранении в Архиве;

12) представляет экспертное заключение на предложения источников комплектования по вопросам определения сроков хранения отдельных видов документов;

13) принимает информацию о работе ЦЭК и ЭК организаций;

14) представляет экспертное заключение по спорным вопросам государственной экспертизы ценности документов и комплектования ими Архива, возникающим при отборе документов на государственное хранение;

15) проводит проверку заключений членов ЭПМК.

4. Структура ЭПМК

6. В состав ЭПМК, утвержденный приказом директора Архива, входят: председатель, его заместитель, секретарь и члены ЭПМК из числа наиболее квалифицированных специалистов в области архивного дела и документационного обеспечения управления, а также представителей организаций-источников комплектования Архива.

Секретарь не является членом ЭПМК и не участвует в голосовании.

ЭПМК является постоянно действующим органом и состоит из нечетного количества членов, но не менее пяти членов.

7. ЭПМК возглавляет председатель – заместитель директора Архива.

Председатель ЭПМК осуществляет общее руководство деятельностью, председательствует на заседаниях, контролирует выполнение возложенных на ЭПМК задач.

Во время отсутствия (командировка, временная нетрудоспособность, отпуск) председателя ЭПМК его функции выполняет заместитель председателя.

8. Секретарь ЭПМК:

1) обеспечивает созыв заседания ЭПМК по указанию его председателя (заместителя председателя);

2) протоколирует заседание и представляет протокол на подпись председателю ЭПМК в течение трех рабочих дней;

3) информирует заинтересованных юридических лиц о решениях комиссии;

4) составляет отчет о работе ЭПМК;

5) ведет документацию и обеспечивает ее сохранность;

6) формирует повестку дня, список лиц, приглашенных на заседание, и за три календарных дня до его проведения представляет весь пакет документов председателю ЭПМК;

7) запрашивает от исполнителей документы, подлежащие рассмотрению на заседаниях ЭПМК, согласно годовому плану работы Архива.

5. Организация деятельности ЭПМК

9. Деятельность ЭПМК предусматривается планами работ Архива.

10. Заседания ЭПМК созываются по мере поступления документов, представленных на заседание ЭПМК, но не реже одного раза в месяц.

При необходимости проводятся выездные заседания ЭПМК.

11. Заседание ЭПМК считается правомочным, если в нем принимает участие не менее двух третей ее членов.

12. Документы для рассмотрения ЭПМК представляются секретарю в срок не позднее десяти рабочих дней до заседания. Секретарем направляются материалы членам ЭПМК за семь рабочих дней до заседания ЭПМК.

13. Члены ЭПМК изучают представленные на экспертизу материалы, подготавливают экспертные заключения и не позднее трех рабочих дней до заседания ЭПМК передают их секретарю для обсуждения на заседаниях ЭПМК.

14. Члены ЭПМК обладают равными голосами при принятии решения. ЭПМК принимает решение открытым голосованием. Решение считается принятым, если имеется большинство голосов от общего количества членов ЭПМК.

В случае равенства голосов принятым считается решение, за которое проголосовал председатель.

Замечания, особые мнения и дополнения членов ЭПМК к протоколу ЭПМК излагаются в письменном виде и прилагаются к протоколу.

Решения ЭПМК оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем ЭПМК и утверждается директором Архива.

15. Член ЭПМК не участвует в рассмотрении материалов, если у члена ЭПМК имеется прямая или косвенная заинтересованность в рассматриваемом вопросе.

В случае, если у члена ЭПМК имеется прямая или косвенная заинтересованность, он информирует об этом председателя, членов и секретаря ЭПМК.

16. Согласование проектов, указанных в пункте 5 настоящего Положения и представленных на ЭПМК, оформляется грифом согласования с указанием даты, номера протокола ЭПМК.

17. Утверждение проектов, указанных в пункте 5 настоящего Положения и представленных на ЭПМК, оформляется грифом утверждения с указанием даты, номера протокола ЭПМК.

6. Прекращение деятельности ЭПМК

18. Деятельность ЭПМК прекращается по решению директора Архива.